評議員会の議事録（記録）の確認 指導監査の準備 社会福祉法人会計・法人運営
社会福祉法人の評議員会の決議
６月は、定時評議員会（決算評議員会）の時期です。今回は、評議員会決議が適正に記録・保存されているかを確認してみましょう。
社会福祉法人の評議員会の議事録
社会福祉法の規定
社会福祉法では、評議員会の議事録について、下のように定めています。
社会福祉法の要点
| No. | 要 点 |
|---|---|
| （１） | 議事録を作成する |
| （２） | 主たる事務所（法人本部）に１０年間、備え置く（原本） |
| （３） | 従たる事務所（各施設）に５年間、備え置く（コピー） （電磁的記録の場合には例外規定あり） |
| （４） | 評議員・債権者は議事録の閲覧・謄写の請求ができる |
以下、項目ごとに確認していきましょう。
議事録の記載事項 （１）
社会福祉法施行規則の記載事項
社会福祉法施行規則には、評議員会の議事録の具体的な記載事項が示されています。
社会福祉法施行規則の要点
| No. | 要 点 |
|---|---|
| ① | 書面または電磁的記録にて作成する |
| ② | 議事録の記載事項（評議員会を開催した場合） |
| ③ | 評議員会の決議を省略した場合（評議員会の決議があったとみなす場合）の議事録の記載事項 |
| ④ | 評議員会の決議を省略した場合（評議員会の報告があったとみなす場合）の議事録の記載事項 |
② 議事録の記載事項（評議員会を開催した場合） ※重要
| No. | 項 目 | 要 点 |
|---|---|---|
| ① | 日時と場所 | 開催場所ではなく、オンライン等による出席者がある場合には、氏名と出席の方法を記載する |
| ② | 議事の経過の要領と結果 | 決議の結果と、議案の内容の説明要旨、各評議員による意見・質疑応答等の審議の内容を記載する |
| ③ | 特別利害関係者の氏名 | 特別の利害関係を有する評議員の有無の確認を行ったことも記録しておく |
| ④ | 法の規定に基づき評議員会において述べられた意見又は発言があるときは，その意見又は発言の内容の概要 | 監事その他に意見陳述権が認められる議案（監事の解任など）がある場合に注意する |
| ⑤ | 評議員会に出席した評議員，理事，監事又は会計監査人の氏名又は名称 | （社会福祉法 第４５の１０） 理事及び監事は、評議員会において、評議員から特定の事項について説明を求められた場合には、当該事項について必要な説明をしなければならない。 ただし、当該事項が評議員会の目的である事項に関しないものである場合その他正当な理由がある場合として厚生労働省令で定める場合は、この限りでない。 |
| ⑥ | 議長の氏名 | 評議員会において、議長を選出した場合に、議長の氏名を記録する。 |
| ⑦ | 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 | 議事録には、議事録作成者を記載しておく |
⑦ 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名
評議員会議事録に「議事録作成者（作成責任者）」の氏名が記載されておらず、指導監査で指摘を受けることが多い状況です。
（議事録の記載例）
５ 議長 ○○ ○○
６ 議事録作成者 ○○ ○○
③ 評議員会の決議を省略した場合の議事録の記載事項
| No. | 要 点 |
|---|---|
| ① | 評議員会の決議があつたものとみなされた事項の内容 |
| ② | ①の事項の提案をした者の氏名 |
| ③ | 評議員会の決議があったものとみなされた日 |
| ④ | 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 |
評議員の同意を得たことの記録
評議員会の決議を省略した場合には、全評議員の同意書の入手や記録に注意しましょう
- 全評議員から同意書の入手（書面・または電磁的記録）
- 全評議員の同意書の備置き
- 議事録に全評議員から同意を得たことを記録する
④ 評議員会の報告を省略した場合の議事録の記載事項
| No. | 要 点 |
|---|---|
| ① | 評議員会への報告があったものとみなされた事項の内容 |
| ② | 評議員会への報告があったものとみなされた日 |
| ③ | 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 |
議事録の備置き （２）、（３）
議事録を、法人の事務所に法定の期間、備え置いているか
社会福祉法の規定により、社会福祉法人は評議員会の議事録は法人の事務所に備え置く必要があります。
| NO. | 場所 | 備置きの期間 |
|---|---|---|
| ① | 主たる事務所（法人本部のある施設、事業所） | １０年間 |
| ② | 従たる事務所（各施設、事業所など） | ５年間 |
備え置くとは、
閲覧の求めがあった時に、速やかに見せることができる状態にしておくことです。
施設の見えるところに置いておく必要は、必ずしもありません。
保管場所を把握し、請求があれば、いつでも、すぐに出せる状態にしておくことが大切になります。
議事録の閲覧・謄写の請求 （４）
評議員及び債権者は、社会福祉法人の業務時間内は、いつでも、議事録の閲覧や謄写を請求をすることができます。
ポイント
議事録については，記載された全ての事項について，出席していない評議員や債権者等が，その関係書類と併せて内容の確認ができるよう明確に記載しておく必要があります。
参考条文
社会福祉法
社会福祉法
（議事録）
第四十五条の十一 評議員会の議事については、厚生労働省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。２ 社会福祉法人は、評議員会の日から十年間、前項の議事録をその主たる事務所に備え置かなければならない。
３ 社会福祉法人は、評議員会の日から五年間、第一項の議事録の写しをその従たる事務所に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもつて作成されている場合であつて、従たる事務所における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として厚生労働省令で定めるものをとつているときは、この限りでない。
４ 評議員及び債権者は、社会福祉法人の業務時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
出典 社会福祉法より
一 第一項の議事録が書面をもつて作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求
二 第一項の議事録が電磁的記録をもつて作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を厚生労働省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求
社会福祉法施行規則
社会福祉法施行規則
（評議員会の議事録）
第二条の十五法 第四十五条の十一第一項の規定による評議員会の議事録の作成については、この条の定めるところによる。２ 評議員会の議事録は、書面又は電磁的記録をもつて作成しなければならない。
３ 評議員会の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。
一 評議員会が開催された日時及び場所（当該場所に存しない評議員、理事、監事又は会計監査人が評議員会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）
二 評議員会の議事の経過の要領及びその結果
三 決議を要する事項について特別の利害関係を有する評議員があるときは、当該評議員の氏名
四 次に掲げる規定により評議員会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
イ 法第四十三条第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第七十四条第一項（法第四十三条第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第七十四条第四項において準用する場合を含む。）
ロ 法第四十三条第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第七十四条第二項（法第四十三条第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第七十四条第四項において準用する場合を含む。）
ハ 法第四十五条の十八第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百二条
ニ 法第四十五条の十八第三項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百五条第三項
ホ 法第四十五条の十九第六項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百九条第一項
ヘ 法第四十五条の十九第六項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百九条第二項
五 評議員会に出席した評議員、理事、監事又は会計監査人の氏名又は名称
六 評議員会の議長が存するときは、議長の氏名
七 議事録の作成に係る職務を行つた者の氏名４ 次の各号に掲げる場合には、評議員会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とするものとする。
出典：社会福祉法施行規則
一 法第四十五条の九第十項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百九十四条第一項の規定により評議員会の決議があつたものとみなされた場合次に掲げる事項
イ 評議員会の決議があつたものとみなされた事項の内容
ロ イの事項の提案をした者の氏名
ハ 評議員会の決議があつたものとみなされた日
ニ 議事録の作成に係る職務を行つた者の氏名
二 法第四十五条の九第十項において準用する一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第百九十五条の規定により評議員会への報告があつたものとみなされた場合次に掲げる事項
イ 評議員会への報告があつたものとみなされた事項の内容
ロ 評議員会への報告があつたものとみなされた日
ハ 議事録の作成に係る職務を行つた者の氏名
次回はこのテーマです。
- 定時評議員会での事業報告書の取扱い、評議員会の報告事項か、承認事項か
- 法人運営・指導監査の準備の記事の一覧はこちら
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よかった。ありがとう。読んだ人が幸せでありますように。
著者情報 この記事を書いた人
松岡 洋史
Matsuoka Hiroshi
公認会計士・税理士
社会福祉法人理事（在任中）
スマート介護士 認定経営革新等支援機関
マツオカ会計事務所 代表 松岡 弘巳
地方公務員として１１年、地方公営企業の財務部門を中心に在籍した後、平成１４年から社会福祉法人への会計支援業務を行う。会計支援を通じて出会った、社会福祉法人で働く皆さんの人柄に魅かれ、平成18年 社会福祉法人会計専門の会計事務所として開業した。
地方公務員としての経験と公認会計士としての知識を活かして、社会福祉法人の法人運営の支援を行ってきたことにより、独特の実務経験を有する。
（筆者：松岡洋史 公認会計士・税理士 専門分野：社会福祉法人会計）
