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評議員選任・解任委員会開催の注意点

前回の続き

先日のブログ「評議員選任・解任委員の任期」

      「評議員選任・解任委員の委員の任期が切れていた場合」

の続きになります。

評議員選任・解任委員会を開催するにあたっては、事前の準備が大切になってきます。

準備・検討事項を書いてみました。

事前の準備事項


委員会の開催 理事会決議 多くの法人さんの委員会の規程では、
「委員会の開催については、理事会決議を要する」
と規定されていると思います。

 

委員会を開催する際、まず、理事会の決議が必要です。

評議員候補者の推薦 理事会決議 委員会の規程では、
「委員会は、理事会から評議員として推薦された者について選任~」
と規定されていると思います。

 

理事会において評議員候補者の選定が必要です。

特に、評議員が代わる場合、早めに、評議員候補者を決めておくことが望ましいでしょう。

必要書類の準備 評議員候補者 評議員候補者から
「履歴書、誓約書、就任承諾書」などの
必要書類を入手します。

 

新たに選任される評議員はもちろん、
再任の場合にも、書類は必要になります。

スケジュール 理事会・委員会・評議員会の開催の日の設定

①、②の理事会をいつ開催するか。
一般的に、5月の決算理事会が想定されます。
5月の理事会で決議を行う場合には、

委員会と評議員会の開催日程には、

3つのパターンが考えられます。

(1)評議員会と委員会を同日に開催する。

 同日に、新評議員から就任の承諾を得る(就任承諾書の日付を同日付に)

 

(2)評議員会より前の日に、委員会を開催する。

 ・就任承諾書の日付は、評議員会の日が望ましい

 

(3)評議員会より後の日に委員会を開催する。

 ・できるだけ、速やかに委員会を開催する。

 ・就任承諾書の日付は、委員会の日

 

早めに、必要書類の準備と日程調整を行っていくことが大切になってきます。

評議員選任・解任委員の手続き

上記と合わせて、選任・解任委員についても、手続きを行いましょう。

委員の選任 理事会決議 評議員選任・解任委員の任期が切れる場合、
①、②と同時に、委員の選任(再選)も行っておきましょう。
外部委員(再選・新任)を早めに確認しておきましょう。
必要書類の準備 理事会決議 委員候補者から「履歴書、誓約書、就任承諾書」などの必要書類を入手しておく必要があります。

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