理事長及び業務執行理事の職務の執行状況の報告｜業務執行状況報告の実務ポイント

🎀 はじめに

理事長・業務執行理事の皆さまへ。
「業務執行状況の報告って、どこまで何を報告すればいいの？」
「年に何回必要？議事録はどう書くの？」
と、毎年のようにご相談をいただきます。

実はこの業務執行状況報告は、監査でもよく確認されるポイントで、理事長や業務執行理事はもちろん、法人本部の管理職・担当者さんが迷いやすいテーマです。

この記事では、社会福祉法人会計を専門にする公認会計士・税理士が法律の条文をやさしく翻訳しながら、実務で押さえるべきポイントだけを整理してお伝えします。

🟦 「ホームページ利用上のご注意について」
https://office-matsuoka.net/goriyouchui

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1．業務執行状況報告とは？

理事長・業務執行理事が、「自分がその期間にどのような業務を行ったか」を理事会に定期的に報告する制度です。

• 社会福祉法＋一般社団法人法により義務化
• 「3か月に1回以上」が原則
• 定款で例外規定がある場合は「年2回以上」

つまり：
・理事会での定期報告は必ず必要
・事務局が代理で説明する形は不可

この2点を押さえておけば実務はスムーズに進みます。

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2．報告した内容は議事録に残す必要があります

業務執行状況報告は、「報告した」で終わりではなく、議事録に記録するところまでが一連の手続きです。

✔ 議事録に残す内容

• 誰が報告したのか（理事長 or 業務執行理事）
• どの期間の業務を報告したのか
• 報告内容の概要

口頭報告の場合は、「誰が・何を報告したか」が分かるように書いておきましょう。

書面の場合は、その資料を議事録に添付または保管します。

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3．報告の方法・様式は自由です

報告の方法は、法律上の定めはありません。形式は自由です。

• 書面での報告
• 口頭報告
• プレゼン形式
• 業務報告書形式

どれでも構いませんが、書面は議事録に添付し、口頭は内容を議事録に明記する必要があります。

記録として残しておく点、監査で説明しやすい点を考えると、書面での報告が一番お勧めと言えるでしょう。

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4．報告の回数と時期

■ 原則

• 3か月に1回以上 → 年4回以上

■ 例外（定款で「4か月超の間隔で年2回以上」と定めている場合）

• 年度内で4か月以上あけて2回
• 年度をまたぐ場合は、4か月未満でも可

例）

• 1月 → 3月（同じ年度）＝ ×
• 2月 → 4月（年度が変わる）＝ ○

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5．「決議の省略」での報告は不可です

一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（一般社団法人法）で、業務執行報告には「報告の省略」を使えないと定められています。

つまり、
👉 必ず “実際に開催された理事会” で報告する必要があります。
決議の省略による「理事会を省略した扱い」での報告はできません。

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6．よくある質問（FAQ）

Q：事務局が理事長の代わりに説明してもよい？
A：不可。必ず理事長または業務執行理事が行う必要があります。

Q：書式は決まっている？
A：任意様式です。法人で統一テンプレートを作ると便利です。

Q：議事録にはどこまで書けばいい？
A：口頭での報告の場合には、「誰が」「どの期間の業務を」「どの点を報告したか」が分かればOK。
　　 文書での報告では、「誰が」「どの期間の業務を」「どの点」等の報告内容を網羅しておきましょう。

Q：報告する項目・内容はどのようなものですか？

A：必ず報告しなければならない項目についての定めはありません。
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（※既存リンクをそのまま利用してOK）

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実務で迷われる場合はご相談ください

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• 業務執行報告書テンプレート
• 理事会資料の整理
• 監査で指摘されやすいポイント説明

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理事長及び業務執行理事の職務の執行状況の報告の根拠となる条文や通知の解説

ここからは、条文や厚生労働省の通知を基にさらに詳しく解説していきます。

職務の執行状況の報告が必要となる定め

社会福祉法の定め

職務の執行状況の報告を定める社会福祉法の条文は以下になります。

（理事の職務及び権限等）
第四十五条の十六　理事は、法令及び定款を遵守し、社会福祉法人のため忠実にその職務を行わなければならない。
２　次に掲げる理事は、社会福祉法人の業務を執行する。
一　理事長
二　理事長以外の理事であつて、理事会の決議によつて社会福祉法人の業務を執行する理事として選定されたもの
３　前項各号に掲げる理事は、三月に一回以上、自己の職務の執行の状況を理事会に報告しなければならない。ただし、定款で毎会計年度に四月を超える間隔で二回以上その報告をしなければならない旨を定めた場合は、この限りでない。

社会福祉法より

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定款で「４か月を超える間隔で２回以上」と定めた場合の会計年度との関係

指導監査ガイドライン

厚生労働省の指導監査ガイドラインに、４か月の間隔と会計年度について説明がされています。

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業務執行状況の報告について、理事会決議の省略時に認められない根拠

指導監査ガイドラインと一般社団法人法を基に、理事会決議の省略での業務執行状況の報告が認められないことを確認していきます。

指導監査ガイドライン

社会福祉法が準用する一般社団法人法

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（筆者：松岡洋史　公認会計士・税理士　専門分野：社会福祉法人会計）