評議員選任・解任委員会の開催上の注意｜理事会決議・候補者書類・日程設定まで実務で押さえるポイント
はじめに
評議員選任・解任委員会を適正に開催するためには、
事前準備が最も重要です。
委員の任期確認、理事会決議、候補者書類の整備、
日程設定や招集通知など、多くの手続きが関係します。
この記事では、委員会を開催する際に
事前に確認すべき事項を体系的に整理し、
実務担当者が迷わないようポイントをまとめます。
本記事は、社会福祉法人会計を専門とする公認会計士・税理士が、法令や厚生労働省の通知に沿って、実務で起こりやすい論点を解説しています。
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1．評議員選任・解任委員会を開催する前の準備事項（全体像）
委員会開催までに確認すべきことは主に5つあります。
| No | 項目 | 内容 | 実務ポイント |
|---|---|---|---|
| ① | 委員会の開催 | 理事会決議 | 定款細則に「委員会は理事会決議で招集」とある法人が多い。必ず理事会で開催を決議する。 |
| ② | 評議員候補者の推薦 | 理事会決議 | 「委員会は理事会が推薦した者について選任する」と規定されているケースでは、候補者は理事会で決めておく必要がある。 |
| ③ | 必要書類の準備 | 評議員候補者全員分 | 「履歴書・誓約書・就任承諾書」などを全員分揃える。新任・再任いずれも必要。 |
| ④ | スケジュール調整 | 評議員会との関係 | 原則：委員会→評議員会の順番。同日開催も可能だが、順序に注意。 |
| ⑤ | 招集通知 | 開催日の1週間前など | 規程に従い招集通知を発出。省略時は全委員の同意書を保存。 |
以下で重要な点を掘り下げて説明します。
2．理事会での決議が必要となるケース
多くの法人の評議員選任・解任委員会の運営に関する規程（定款細則その他）では、委員会の開催には理事会決議が必要 と定められています。
また、厚生労働省のQ＆Aでも次のとおり明記されています。
- 委員会の開催は法人運営に関わる重要事項であり、理事会の責任において行う
- 評議員候補者の推薦も理事会で決定することが適当
▼実務ポイント
- 「委員会開催」自体を理事会で決議
- 「評議員候補者」も理事会で決定（規程による）
- その後、委員会へ正式に付議する
3．評議員候補者の推薦は“早め”が重要
評議員が欠員となる場合や改選期には、新たな候補者を早めに確保し、理事会で正式に推薦する必要があります。
候補者の選定が遅れると、委員会の日程が組みづらくなり、評議員会までの全体スケジュールがギリギリになるため注意が必要です。
4．必要書類の準備（新任・再任どちらも必要）
委員会で選任される候補者については、次の書類を必ず提出してもらいます。
▼必要書類
- 履歴書
- 誓約書（欠格事由・特殊関係の非該当等）
- 就任承諾書
✔ 再任であっても必ず書類を揃えること。
✔ 全候補者分が揃っていないと委員会で選任できません。
5．委員会と評議員会の「開催日程の設定」上の注意点
委員会と評議員会の開催関係には、次の2パターンがあります。
パターン①：委員会 → 評議員会（原則）
最も一般的な開催順序です。
- 評議員選任・解任委員会で候補者を選任
- その後、評議員会で理事・監事選任などの議案を審議
パターン②：同日開催（例外）
- 委員会を先に開催し、引き続き評議員会を開催
- 旧評議員の任期は「定時評議員会の終結」まで
▼注意
同日開催の場合、旧評議員の任期中に新評議員を選任する必要があるため、必ず委員会を先に行う。
6．招集通知の発出と省略の取扱い
■ 通常の場合
規程に定められた期限までに招集通知を発出します。
多くの法人では「開催日の1週間前まで」などとしています。
■ 省略する場合
規程により省略が認められているときは、
全委員の同意書 を取得し、必ず保管します。
✔ 省略は全員同意が原則。
✔ 同意を得た証跡が必要。
7．評議員選任・解任委員の手続き（委員自身の任期切れに注意）
委員会を開催するにあたり、委員の任期切れ が最も多い指摘事項のひとつです。
任期が満了している場合は、そのまま委員として議決ができません。
▼必要な対応
- 任期が切れそうな委員については、理事会で再任・新任を行う
- 委員候補者から必要書類（履歴書・誓約書・就任承諾書）を取得
- 外部委員がいる場合は、早めに継続可否を確認する
✔「委員がいつ任期満了するか」を一覧で管理しておくことが重要。
8．実務チェックリスト
- 委員の任期は有効か
- 委員会開催・候補者推薦を理事会で決議したか
- 候補者の書類（履歴書・誓約書・就任承諾書）は揃っているか
- 委員会と評議員会の開催順序は適切か
- 招集通知を期限までに発出したか
- 招集省略時の全員同意書を保管したか
- 委員の再任・新任が必要な場合は理事会で決議しているか
まんがでポイントを押さえよう
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| NO. | 記事のタイトル |
|---|---|
| ① | 「評議員選任・解任委員の任期」 |
| ② | 「評議員選任・解任委員の委員の任期が切れていた場合」 |
次回はこのテーマです。
- 「選任後４年以内～」任期満了の日について（任期満了の年度が変わる可能性に注意）
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記事の執筆者のご紹介
著者情報 この記事を書いた人
松岡 洋史
Matsuoka Hiroshi
公認会計士・税理士
社会福祉法人理事（在任中）
スマート介護士 認定経営革新等支援機関
元地方公務員
マツオカ会計事務所 代表 松岡 弘巳
地方公務員として１１年の行政事務経験
社会福祉法人会計専門の公認会計士・税理士として２０年の実務経験を有する。
専門分野：社会福祉法人会計・指導監査対応、企業主導型保育事業の会計支援・専門的財務監査対応、介護、障がい福祉、保育の各制度に精通。
都道府県・政令指定都市主催の研修講師多数。
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